Ticari Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları ile Onay Yenileme
Defterlerin açılış ve kapanış onayları, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun en fazla değişen düzenlemelerinden birisidir. Vergi Usul Kanunu’nda “tasdik” olarak anılan bu onaylar, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ hükümleri ışığında aşağıda izah edilmiştir.
Fiziksel Ortamda Tutulan Defterlerin Tasdikleri
Açılış Tasdiki ve Zamanı Zamanı
- Ticaret yapan kişiler tarafından fiziksel ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdiki kuruluş aşamasında ve kullanım öncesinde yapılır.
- İzleyen dönemlerde açılış tasdiki, kullanılacak faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılmalıdır. Eğer açılış tasdiki noter tarafından yapılacaksa, ticaret sicili tasdiknamesi de ibraz edilmelidir. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslının gösterilmesi durumunda bir örneği noter tarafından saklanır.
- Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirler için ticari defterlerin açılış tasdiklerinde ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.
- Anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşlarında, ticari defterlerin açılış tasdiki şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılır.
- Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defterinin her hesap dönemi için açılış tasdiki alınması zorunludur.
- Pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli sayfaya sahipse, sonraki hesap dönemlerinde de açılış tasdiki yapılmaksızın kullanılabilir.
- Hesap dönemi içinde defterlerin dolması veya başka bir sebeple yeni defter kullanılması durumunda, yeni defter kullanıma başlanmadan önce açılış tasdiki alınmalıdır.
- Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesi durumunda, yeni defterin açılış tasdiki için eski defter veya zayi belgesiyle birlikte noter tasdiki yapılır. Noter, eski defter veya zayi belgesine yeni defterin açılış tasdikini tarihi ve numarasıyla kaydeder ve yeniden açılış tasdiki verilmez.
- Sicil müdürü, defter tasdik işlemleri için yeterli personel görevlendirir ve bu işlemlerin hızlı ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır. Bu işlemler için gerekli personel ve donanım ticaret odaları tarafından temin edilir. Gerektiğinde müdürlük içinde ayrı bir bölüm kurulabilir.
Tasdikin Şekli
Noterler ve ticaret sicil müdürlükleri tarafından yapılan açılış tasdikleri, defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:
a) Defter sahibinin adı soyadı (gerçek kişiler için), unvanı (tüzel kişiler için),
b) Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta),
c) İşletmenin merkezi,
ç) MERSİS numarası,
d) Şirketin faaliyet konusu,
e) Eğer tacir sermaye şirketiyse taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,
f) Defterin türü,
g) Defterin sayfa sayısı,
ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
h) Tasdik tarihi ve numarası,
ı) Tasdiki yapan makamın resmi mühür ve imzası,
i) Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
Defterler şu şekilde tasdik edilir:
a) Ciltli defterlerde sayfa numaralarıyla uyumlu şekilde her sayfa resmi mühürle mühürlenir.
b) Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler, tahmin ettikleri sayıda sayfayı tasdik ettirir. Tasdik edilen sayfalar bittiğinde, yeni sayfalar tasdik ettirilir ve sayfa numaraları önceki numaralarla devam eder. Tasdik makamı, yeni sayfaların sayısını ilk tasdikin altına kaydeder.
Kapanış Tasdiki ve Zamanı
Kapanış tasdiki yapılacak defterlerin tasdik zamanı ve şekli şunlardır:
a) Yevmiye defteri, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere sunulmalı ve son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile tasdik edilmelidir.
b) Yönetim kurulu karar defteri, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere sunulmalı ve son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile tasdik edilmelidir.
Onay Yenileme (Ara Tasdik)
Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli sayfaya sahipse, yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenileme işlemi yapılabilir. Onay yenileme, VUK’ta “ara tasdik” olarak geçmektedir.
Onay yenileme sırasında defter türü değiştirilemez.
Kapanış Gereken Hallerde Ara Tasdik
Kapanış tasdiki gereken hallerde, son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir:
a) Açılış tasdikinde belirtilen hususlarda değişiklik olmuşsa, bu değişiklikler,
b) Defterde kalan sayfa sayısı,
c) Kullanılmaya devam edilecek hesap dönemi,
ç) Tasdik tarihi,
d) Tasdik makamının resmi mühür ve imzası.
Onay yenileme sırasında, defterin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesi ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur.
Kapanış Gerekmeyen Hallerde Ara Tasdik
Kapanış tasdikine tabi olmayan defteri kebir ve envanter defterlerinde, ara tasdik, son kaydın yer aldığı sayfadan sonra yapılır. Bu sayfada, önceki madde hükümlerine göre gerekli bilgiler yer alır.
Defterlerin açılış ve kapanış onayları hakkında daha detaylı bilgi almak ve hizmetlerimizden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. Şirketler Hukuku alanında verdiğimiz eserler ve 25 yılı aşan uzmanlık, bilgi birikimi ve tecrübemizle size en iyi hizmeti sunmaya hazırız. Ayrıca, defterlere ilişkin binlerce içtihat, mevzuat, makale, yazı ve belgeye ulaşmak için Tacirsoft Hukuk Bilgi Sistemi’ne göz atabilirsiniz.
