Tutulması Zorunlu Defterler
Fiziki ortamda defter tutma mükellefiyeti, tüm tacirleri kapsamaktadır. Konuya ilişkin düzenlemeler aşağıda sunulmaktadır.
I.Tacirlerin Defter Zorunluluğu
İster gerçek ister tüzel kişi olsun, her tacir, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de belirtilen defterleri tutmak zorundadır. Bu defterlerde, ticari işlemler, işletmenin mali ve ekonomik durumu, alacak ile borç ilişkileri ve her hesap dönemi sonuçları, açıkça ifade edilmelidir.
Defterler, üçüncü taraf uzmanlar tarafından, işletmenin faaliyetleri ve mali durumu hakkında bilgi verecek şekilde düzenlenmeli ve denetlenebilmelidir. İşletmenin faaliyetlerinin gelişimi ve organizasyonu bu defterlerden takip edilebilir olmalıdır.
Ticari defterlerde yapılan muhasebe kayıtları, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde belirtilen kurallara uygun olmalıdır.
II.Tutulması Zorunlu Defterler
II.a.Muhasebe Defterleri
Her tacir, tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir tutmak zorundadır.
II.b.Ticari Defterler
- Şahıs şirketleri, yukarıda belirtilen defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defteri de tutmak zorundadır.
- Anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebire ek olarak pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmalıdır.
- Limited şirketler ise pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır.
II.a.1.Yevmiye Defteri
Yevmiye defteri, yapılması gereken işlemlerin, belge ya da kanıtlarıyla birlikte tarih sırasına göre ve “madde” biçiminde düzenli şekilde yazıldığı defterdir.
Yevmiye defteri, ciltli ve sayfaları ardışık numaralanmış olmalıdır. Ayrıca, vergi kanunlarına uygun olmak koşuluyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.
Yevmiye Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler
Yevmiye maddelerinde aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekir:
a) Madde sıra numarası,
b) Tarih,
c) Borçlu hesap,
ç) Alacaklı hesap,
d) Tutar,
e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü, varsa tarihleri ve sayıları.
II.a.2.Defteri Kebir (Büyük Defter)
Defteri kebir, yevmiye defterinde yer alan işlemleri alıp, bu işlemleri ilgili hesaplara dağıtarak düzenli şekilde topladığı defterdir.
Defteri Kebirde Bulunması Gereken Bilgiler
Defteri kebir kayıtlarında, en az aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:
a) Tarih,
b) Yevmiye defteri madde sıra numarası,
c) Tutar,
ç) Yardımcı nihai hesapların isimleri.
II.a.3.Envanter Defteri
Envanter defteri, ticari işletmenin açılışı sırasında ve her hesap dönemi sonunda taşınmazlar, alacaklar, borçlar, nakit tutarları ve diğer varlıkların değerlerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları numaralanmış defterdir.
Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümleri hariç olmak üzere, envanter her hesap döneminin sonunda çıkarılmalı ve kaydedilmelidir.
II.b.1.Pay Defteri
Pay defteri, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, anonim şirketler ve kooperatiflerde ortakların veya pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli defterdir.
Anonim şirketlerde ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senetsiz payların sahipleri ve intifa hakkı sahipleri kaydedilir.
Payın devri ya da intifa hakkı kurulması, usulüne uygun ispat edilmedikçe pay defterine kaydedilemez.
Pay Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler
Pay defterine yapılacak kayıtların aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir:
a) Pay sahibinin adı ve soyadı veya unvanı,
b) Pay sahibinin iletişim bilgileri,
c) İntifa hakkı sahiplerinin bilgileri,
ç) Payın nominal değeri,
d) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,
e) Payın türü,
f) Payın edinme tarihi,
g) Deftere kayıt tarihi,
h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı,
ı) Payın devriyle ilgili açıklamalar.
II.b.2.Yönetim Kurulu Karar Defteri
Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketler, kooperatifler ve paylara bölünmüş komandit şirketlerde yönetim kurulunun aldığı kararların kaydedildiği ciltli defterdir.
Yönetim Kurulu Karar Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler
Yönetim Kurulu Karar defterindeki kayıtların aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir:
a) Karar tarihi,
b) Karar numarası,
c) Toplantıya katılanlar,
ç) Karar içeriği,
d) Üyelerin imzaları.
II.b.3.Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında alınan kararların kaydedildiği defterdir.
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler
Genel kurul toplantı ve müzakere defterinde, genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, önergeler ve alınan kararlar yer alır.
Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle ilgili kararlar da bu deftere kaydedilir.
Ticari Defterleri Saklama Zorunluluğu
Her tacir, tutmakla yükümlü olduğu defterleri ve bu defterlere dayanak oluşturan belgeleri 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.
Saklama süresi, son kaydın yapıldığı yılın sonu itibarıyla başlar.
Bir afet nedeniyle defterlerin kaybolması durumunda, tacir, 30 gün içinde mahkemeden zayi belgesi alabilir.
Gerçek kişi tacirlerin ölümü halinde, mirasçılar defterleri saklamakla yükümlüdür.
Fiziki ortamda defter tutma mükellefiyeti hakkında daha detaylı bilgi almak ve hizmetlerimizden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. Şirketler Hukuku alanında verdiğimiz eserler ve 25 yılı aşan uzmanlık, bilgi birikimi ve tecrübemizle size en iyi hizmeti sunmaya hazırız. Ayrıca, şirketlere ilişkin binlerce içtihat, mevzuat, makale, yazı ve belgeye ulaşmak için Tacirsoft Hukuk Bilgi Sistemi’ne göz atabilirsiniz.
