Ticaret Sicili Kayıtlarına Erişim Hakkı ve Güvenliği: Ticaret Sicilinin Aleniliği
Ticaret sicili kayıtlarını kim inceleyebilir diye merak ediyorsanız, bu yazımıza mutlaka göz atmalısınız. Sicil, ticari işlemlerin düzenli ve şeffaf bir şekilde kaydedildiği, işletmelerin ve şirketlerin yasal durumu hakkında bilgi sağlayan önemli bir kaynaktır. Türk Ticaret Kanunu ve İlgili Mevzuatta, sicil verilerine erişim, belirli kurallar ve sınırlamalar çerçevesinde düzenlenmiştir. Bu yazıda, sicil verilerinin aleniliği, herkese açık olması, usulü ve veri güvenliği ile ilgili hususları açıklayacağız.
Sicil Verilerine Erişim Hakkı : Alenilik
Sicili, içerdiği bilgilerle hem ticari işlemleri denetleyen otoriteler hem de ticari faaliyetlerde bulunan kişiler için önemli bir kaynaktır. Sicil verileri ve bu verilere dair belgeler “herkesin inceleyebileceği” bir düzeyde erişilebilir olmalıdır. Bu inceleme, hem elektronik ortamda hem de sicil müdürlüklerinde fiziken yapılabilir. Ancak, sicil defterleri ve belgeleri sicil dairesinin bulunduğu yerden dışarıya çıkarılamaz. Bu da, verilerin güvenliğinin sağlanabilmesi için bir önlem olarak karşımıza çıkar.
Sicil müdürleri, kişisel verilerin korunmasına dair yasal yükümlülüklere dikkat ederek gerekli güvenlik tedbirlerini almak zorundadır. İnceleme sırasında müdürün verdiği talimatlara uyulması gerekmektedir. Aksi takdirde, sicil müdürü defterleri ve belgeleri derhal kaldırma yetkisine sahiptir. Elektronik ortamda yapılan incelemelerde de, kişisel verilerin güvenliği ön planda tutulur ve gerekli tedbirler alınarak bilgi güvenliği sağlanır.
Sicil Defterleri
Sicil işlemlerinde kullanılacak defterler arasında, sicil esas defteri, gelen evrak defteri, giden evrak defteri gibi temel kayıt defterleri yer alır. Ayrıca ticari işletme rehni kaydı ve ihtar ve ceza defterleri gibi özel defterler de bulunur. Bu defterler ve kaydettikleri bilgiler, MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden dijital ortamda tutulur. MERSİS, sicil işlemlerinin dijital ortamda yapılmasını sağlayan sistemdir ve ilgili bilgiler bu platformda muhafaza edilir.
MERSİS : Elektronik Ortamda Sicil Verileri
Günümüzde sicil işlemlerinin büyük bir kısmı, MERSİS sistemi üzerinden gerçekleştirilir. Ticaret şirketleri ve işletmelerin tescil işlemleri, bu sistem aracılığıyla yapılır. Her bir tescil işlemi bir MERSİS numarası ile ilişkilendirilir. Bu numara, tescil edilen işletmeye özel olup değiştirilemez. Şubeler ve yerel birimler de merkez numarasına eklenen sıra numaralarıyla sisteme kaydedilir.
Elektronik ortamda yapılan sicil işlemleri, kaydedilme tarihlerine göre sıralanır ve güncel veriler aktif olarak görünürken eski veya silinen kayıtlar pasif hale getirilir. Bu sistem, kullanıcıların sadece geçmiş kayıtlara erişmesini sağlar, ancak bu kayıtlarda değişiklik yapılması mümkün olmaz. Müdürlükler, kayıtlarda tespit edilen maddi hataları düzeltir ve bu düzeltmelerin, hatanın kaynaklandığına dair açıklamalar yapılır. Ayrıca, maddi hataların giderildiği ilanlar, sicil gazetesinde ücretsiz olarak yayımlanır.
Eğer MERSİS sisteminde bir aksaklık meydana gelirse, sicil işlemleri yazılı olarak yapılır ve sistemdeki aksaklıklar kullanıcılarla anında paylaşılır. Ardından, gecikme olmadan yapılan işlemler elektronik ortama aktarılır.
Güvenli Elektronik İmza ve Zaman Damgası
Sicil işlemleri, güvenli elektronik imza kullanılarak yapılabilir. Bu sistem, işlemlerin doğruluğunu ve güvenliğini artırır. Elektronik ortamda düzenlenen belgelerin geçerli olabilmesi için, güvenli elektronik imza ve zaman damgası eklenmesi gereklidir. Ayrıca, şirketlerin sicil işlemleri sırasında güvenli elektronik imza kullanarak başvuruda bulunmaları zorunludur.
Elektronik imza, şirket temsilcilerinin şirket adına işlem yapmalarını sağlar. İmza yetkisine sahip kişiler, kendilerine özel güvenli elektronik imza ile şirketi temsil ederler ve imzalı belgelerde şirketin unvanı ve temsilciye dair bilgiler yer alır.
Veri Güvenliği ve Sistem Yönetişimi
Sicil işlemleriyle ilgili kullanılan elektronik sistemlerin, belirli güvenlik standartlarına uygun olması gerekmektedir. Verilerin güvenliği, uluslararası standartlara uygun olarak sağlanmalıdır. Verilerin formatı, bağımsız sistemlerle uyumlu olmalı ve güncel teknik standartlara göre korunmalıdır.
Bakanlık ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB), sicil sistemlerinin güvenliği için çeşitli önlemler alır. Bu önlemler arasında, sistemler arası veri alışverişi, verilerin düzenli olarak yedeklenmesi ve sistemlerin güncellenmesi yer alır. Ayrıca, verilerin kötüye kullanılmasını engelleyen teknik önlemler de uygulanır.
Sicil işlemleriyle ilgili her türlü veri alışverişi, MERSİS sistemi üzerinden yapılır ve güvenlik açısından titizlikle denetlenir.
Sicil verilerine herkesin erişimi mümkündür, ancak bu erişim belirli kurallar çerçevesinde yapılır ve veri güvenliği ön planda tutulur. MERSİS sistemi, sicil işlemlerinin elektronik ortamda güvenli ve düzenli bir şekilde yapılmasını sağlayan bir platformdur. Elektronik imza, güvenli kayıt işlemleri ve veri güvenliği önlemleri, sicilin güvenliğini ve şeffaflığını artıran temel unsurlar arasında yer alır.
Ticaret sicili kayıtlarını kim inceleyebilir sorusu hakkında daha detaylı bilgi almak ve hizmetlerimizden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. Şirketler Hukuku alanında verdiğimiz eserler ve 25 yılı aşan uzmanlık, bilgi birikimi ve tecrübemizle size en iyi hizmeti sunmaya hazırız. Ayrıca, şirketlere ilişkin binlerce içtihat, mevzuat, makale, yazı ve belgeye ulaşmak için Tacirsoft’a göz atmanızı da öneririz.
